Obowiązek protokołowania niszczenia dokumentów — co to takiego?

Obowiązek protokołowania niszczenia dokumentów to wymóg formalny, którego celem jest potwierdzenie, że proces usuwania danych chronionych został przeprowadzony zgodnie z przepisami RODO.

Prawidłowo przeprowadzone niszczenie dokumentów musi zostać zakończone sporządzeniem odpowiedniego protokołu. Taki dokument jest niezbędny w przypadku kontroli.

Należy więc wiedzieć nie tylko, jak niszczyć dokumenty i jak utylizować dokumenty. Wymagany jest także protokół potwierdzający, który powinien zawierać między innymi takie elementy jak:

• rodzaj i ilość niszczonych dokumentów,
• datę przeprowadzenia procesu niszczenia,
• metodę niszczenia,
• podpisy osób zatwierdzających przebieg niszczenia lub potwierdzających odbiór dokumentów.

Protokołowanie niszczenia dokumentów — kto jest do tego zobowiązany?

Przejdźmy teraz do kwestii, która prawdopodobnie najbardziej Cię interesuje. Kto zobowiązany jest do protokołowania procesu niszczenia dokumentów? Odpowiedź jest bardzo prosta. Dotyczy to wszystkich podmiotów, które gromadzą, przetwarzają i przechowują dane chronione, w tym dane osobowe. Mogą to być zatem firmy, przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje podlegające RODO.

Protokołowanie jest szczególnie istotne w przypadku podmiotów, które przechowują dużą liczbę dokumentów zawierających dane osobowe. Na szczęście nie trzeba tego robić samodzielnie, każda firma i instytucja może zlecić cały proces — od niszczenia po utylizację dokumentów. Niszczenie dokumentów Opole można zlecić profesjonalnej firmie, a na potwierdzenie całego procesu uzyskać stosowny certyfikat potwierdzający zniszczenie.

Niszczenie dokumentów przez firmę zewnętrzną

Jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z profesjonalnego wparcia w niszczeniu dokumentów, otrzymasz fakturę, ale przede wszystkim również certyfikat potwierdzający przeprowadzenie procedury zgodnie z obowiązującymi wymogami.

Co prawda nie ma obowiązku prawnego — wynikającego z RODO — posiadania oficjalnego certyfikatu. Nadal jednak administratorzy danych zobowiązani są do tzw. „rozliczalności” (art. 5 ust. 2 RODO). Pod pojęciem tym kryje się konieczność wykazania, że dokumenty są niszczone w sposób prawidłowy, spełniający wszystkie wymogi bezpieczeństwa.

Firma zewnętrzna może więc zając się za Ciebie całą procedurą w sposób kompleksowy. Możliwe jest zarówno niszczenie na terenie Twojej firmy, jak i poza nią. Wszystko odbywa się w sposób wygodny i dostosowany do indywidualnych potrzeb. Warto rozważyć tę opcję, aby mieć pewność dopełnienia wszelkich obowiązujących procedur.

Artykuł zewnętrzny

Źródło zdjęć: Pexels.com