Dziś każda firma zajmująca się produkcją, handlem czy po prostu logistyką musi w jakiś sposób zarządzać towarem, który znajduje się u niej na magazynie. Obecnie większość procesów związanych ze sprzedażą czy transportem jest zautomatyzowana, przez co znacznie zwiększa się wydajność pracy. Nie inaczej jest w przypadku zarządzania gospodarką magazynową – ręczne operacje są czasochłonne i ekonomicznie nieopłacalne, dlatego wykorzystuje się do tego celu odpowiedni system WMS.

Z niniejszego tekstu dowiesz się, czym są dokumenty magazynowe, jakie są ich typy i w jaki sposób wspomniany system WMS może pomóc w ich zarządzaniu.

Co to są dokumenty magazynowe?

Dokumenty magazynowe są ściśle powiązane z zarządzaniem magazynem i stanowią fundamentalny element przepływu informacji w firmie zajmującej się produkcją, handlem czy po prostu logistyką. Wykorzystywane są one do rejestracji wszystkich operacji magazynowych – przyjęcia i wydania towaru, przesunięcia między lokalizacjami czy nawet inwentaryzacji.

Bez odpowiedniego systemu do zarządzania tymi dokumentami czynności te stają się bardzo chaotyczne i czasochłonne, znacznie zwiększa się też szansa na pomyłki, jak wydanie nieodpowiedniego towaru lub rozbieżności w ilościach.

Rodzaje dokumentów magazynowych i ich funkcje

Jakie są dokumenty magazynowe? Dokumentację magazynową podzielić można na kilka typów, z których każdy ma ściśle określoną funkcję. Dokumenty obrotu magazynowego dzielą się na następujące rodzaje:

• Przyjęcie zewnętrzne (PZ) – dokument PZ potwierdzający przyjęcie towaru od zewnętrznego (niezwiązanego z przedsiębiorstwem) dostawcy. Może to być na przykład materiał wykorzystywany do produkcji;
• Przyjęcie wewnętrzne (PW) – wykorzystywany w sytuacji, w której towar przyjmowany jest w obrębie danego przedsiębiorstwa, np. gdy gotowy produkt schodzi z produkcji i przyjmowany jest na magazyn;
• Wydanie zewnętrzne (WZ) – dokument WZ wystawiany jest podczas wydawania towaru z magazynu do klienta końcowego;
• Przesunięcie międzymagazynowe (MM) – wykorzystywany do przesuwania towaru pomiędzy różnymi magazynami wewnątrz jednej firmy;
• Rozchód wewnętrzny (RW) – dokument RW pozwala wydać towar na potrzeby własne firmy, np. do dalszej produkcji.

Oprócz wymienionych wyżej, w gospodarce magazynowej wykorzystuje się także dokumentację związaną z inwentaryzacją, w trakcie sprawdzania zgodności stanów magazynowych z faktycznym stanem fizycznym na magazynie.

Na wszystkich dokumentach znajdują się informacje dotyczące ilości towaru, który ulega przesunięciu czy daty samego dokumentu. W przypadku wydań czy przyjęć zewnętrznych będą tam także dane dostawcy czy klienta końcowego.

Jak usprawnić obieg dokumentów magazynowych?

Jak nietrudno się domyślić, zarządzanie dokumentacją magazynową potrafi być procesem skomplikowanym – szczególnie jeśli magazyn każdego miesiąca generuje setki lub nawet tysiące dokumentów. Z pomocą przychodzą odpowiednie narzędzia, takie jak system WMS. Pozwala on na automatyzację i usprawnienie wielu procesów zachodzących na magazynie. Liczyć można, między innymi, na:

• Integrację z innymi systemami – system WMS może zostać zintegrowany z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie, z ERP czy z księgowością. Pozwala to na znaczne usprawnienia w przepływie dokumentów i eliminację błędów, które normalnie powstać mogą przy ręcznym zarządzaniu dokumentami;
• Automatyzacja – wykorzystanie systemu WMS pozwala w pełni zautomatyzować procesy związane z gospodarką magazynową. System pozwala automatycznie tworzyć i aktualizować PZ, WZ, MM czy RW, bez konieczności mozolnego ręcznego wprowadzania danych. Jest to szczególnie przydatne dla firm, które jednocześnie sprzedają, ale też wytwarzają produkty;
• Kontrola zapasów – system WMS pozwala skutecznie śledzić stany magazynowe w firmie. To z kolei umożliwia szybkie reagowanie na zmieniające się potrzeby – by, na przykład, zlecić dodatkową produkcję lub zamówić towar od zewnętrznego dostawcy. Wszystko to w sposób zautomatyzowany, wymagający minimum ingerencji użytkownika.

System WMS pozwala na znaczne usprawnienie przepływu dokumentów i automatyzację procesów. To z kolei przekłada się na zwiększenie wydajności pracy – nie tylko magazynu, ale też działu handlowego, e-commerce czy księgowości.

Artykuł zewnętrzny