Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na księgowość online, co pozwala zaoszczędzić im czas i ograniczyć koszty. Pojawiają się jednak pytania: czy przekazywanie dokumentów finansowych do biura rachunkowego w formie cyfrowej jest bezpieczne? Czy faktury albo inne dane moje firmy mogą zostać przechwycone przez niepowołane osoby? 

W tym artykule rozwiejemy wszelkie wątpliwości i pokażemy, że księgowość i rachunkowość online to nie tylko wygoda, ale również wysoki poziom zabezpieczeń.

Księgowość online a bezpieczeństwo danych

Przechowywanie i przesyłanie danych finansowych w internecie budzi obawy wielu przedsiębiorców. W dobie ataków hakerów i coraz bardziej zaawansowanych metod wyłudzania informacji trudno się dziwić, że klientów biur rachunkowych interesuje poziom ochrony.

Na wstępie warto zaznaczyć, że każda profesjonalna księgowa online stosuje zaawansowane zabezpieczenia, które skutecznie chronią dane jej klientów. Współczesne systemy księgowe wykorzystują szyfrowanie danych, wielopoziomowe autoryzacje oraz bezpieczne serwery, dzięki którym nie istnieje ryzyko dostępu do dokumentacji przez osoby niepowołane.

RODO a usługi księgowe online

Ochrona danych osobowych stała się elementem działalności firm po wejściu w życie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Z punktu widzenia przepisów to Ty, przedsiębiorca, jesteś administratorem danych osobowych, a biuro rachunkowe tylko je przetwarza. Jednak do podmiotu przetwarzającego (czyli biura) należy zapewnienie takich samych standardów ochrony danych osobowych jak dla administratora.

W praktyce zatem biura są zobowiązane do wdrożenia środków ochrony zapewniających bezpieczeństwo przetwarzanych informacji. Oznacza to m.in. stosowanie zasady minimalizacji danych, regularne audyty bezpieczeństwa i korzystanie z procedur zapobiegających nieautoryzowanemu dostępowi do dokumentacji. 

Każda księgowa online zobowiązana jest również do informowania klientów o tym, jakie dane są gromadzone, w jaki sposób są przetwarzane oraz przez jaki okres będą przechowywane. Dostęp do informacji o sposobie przetwarzania danych pozwali Ci jako potencjalnemu klientowi biura na świadome podjęcie decyzji dotyczącej współpracy.

Technologie zapewniające bezpieczeństwo danych w księgowości online

Biuro rachunkowe online to także zaawansowane technologie, które skutecznie chronią dane przed nieuprawnionym dostępem. Przede wszystkim stosowane jest szyfrowanie danych, które uniemożliwia odczytanie informacji przez osoby trzecie. Dodatkowo wykorzystywane są zapory sieciowe i systemy wykrywania nieautoryzowanych prób dostępu.

Kolejnym elementem zabezpieczeń jest regularne tworzenie kopii zapasowych, które chronią dane przed ich utratą w przypadku awarii systemu. Biura rachunkowe stosują również autoryzacje dwuetapowe, co oznacza, że dostęp do systemu księgowego wymaga potwierdzenia tożsamości za pomocą dodatkowego kodu weryfikacyjnego.

Dodatkowo, w trosce o najwyższy poziom bezpieczeństwa, często wykorzystywane są chmurowe systemy księgowe. Takie rozwiązanie pozwala na zabezpieczenie danych przed utratą w wyniku awarii sprzętu, a także zapewnia ich dostępność z dowolnego miejsca i urządzenia. Najwięksi dostawcy chmurowych usług księgowych posiadają certyfikaty potwierdzające zgodność z międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa, np. ISO 27001.

Cyfryzacja dokumentów w biurach rachunkowych

Nowoczesne biura rachunkowe wykorzystują elektroniczny obieg dokumentów. Usprawnia to ich pracę i zwiększa poziom bezpieczeństwa. Przechowywanie faktur i dokumentów finansowych w formie cyfrowej eliminuje ryzyko ich zgubienia czy zniszczenia. Ponadto dostęp do danych jest ściśle kontrolowany, a cała komunikacja z klientami, czyli przedsiębiorcami, odbywa się za pośrednictwem bezpiecznych kanałów transmisji danych.

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów pozwalają na automatyzację wielu procesów księgowych, co minimalizuje to ryzyko błędów ludzkich. A dużym ułatwieniem dla klientów jest OCR faktur  – czyli system automatycznego wprowadzenia dokumentów do systemu za pomocą zdjęcia lub skanu.

Jak wybrać bezpieczną księgową online?

Księgowość online to nowoczesne i bezpieczne rozwiązanie dla firm, które chcą zaoszczędzić czas oraz uniknąć problemów związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów. Profesjonalne biura rachunkowe stosują najwyższe standardy ochrony danych, a przestrzeganie przepisów RODO zapewnia pełne bezpieczeństwo dokumentacji finansowej. Wybierając odpowiednie biuro, możesz mieć pewność, że Twoje dane pozostaną chronione, a wszelkie formalności zostaną załatwione w sposób szybki i skuteczny.

Jeżeli jesteś na etapie wyboru księgowości online, zwróć uwagę na kilka aspektów. Przede wszystkim biuro powinno stosować nowoczesne technologie zabezpieczające, posiadać odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa i jasno informować o sposobie przetwarzania danych. Dobrze jest także sprawdzić opinie innych klientów oraz upewnić się, że firma współpracuje z renomowanymi dostawcami oprogramowania księgowego.

Grafika źródło: Zasoby własne

Materiał zewnętrzny

https://www.mistrzu.com/ksiegowosc-dla-e-commerce-jak-wybrac-najlepsze-biuro-rachunkowe/