W każdym zakładzie pracy standardem jest występowanie szeroko rozumianych problemów. Niekiedy będą to kwestie organizacyjne, problematyczne relacje między pracownikami, poważne błędy popełniane przez podwładnych, ale też mniejsza niż zakładano efektywność wykonywanych przez nich zadań. Przedstawiamy 5 kroków, które ułatwią Ci pokonywanie tego rodzaju przeszkód.

1. Sytuacja konfliktowa? Zawsze wysłuchaj więcej niż jednej strony

By skuteczniej rozwiązywać dowolny problem, w pierwszej kolejności należy go zidentyfikować. Będzie to możliwe jedynie wówczas, gdy na problematyczną sytuację spojrzysz z kilku różnych perspektyw. Aby zweryfikować sporną kwestię powinieneś zorientować się, jak ona wygląda z punktu widzenia przynajmniej kilku pracowników, którzy mogą wypowiedzieć się na jej temat.

Wynika to z prostego faktu: ludzka percepcja zawsze jest względna i różni się u każdego pracownika. Każdy z nich będzie daną okoliczność postrzegał inaczej, inaczej też będzie interpretował zaobserwowane przez siebie zjawiska. Jeżeli chcesz wyrobić sobie pogląd na temat konkretnej sytuacji czy konkretnego problemu, nie opieraj się tylko na przekazie jednej osoby.

2. Stwórz warunki do sygnalizowania nieprawidłowości

Sposób zarządzania, w którym pracownicy za swoje błędy natychmiastowo są karani, absolutnie nie sprzyja rozwiązywaniu jakichkolwiek problemów. Taki sposób zarządzania zespołem przyniesie odwrotne skutki: pracownik przestanie przyznawać się do swoich omyłek, jeżeli z tego tytułu zostanie ukarany i nie zostanie udzielone mu wsparcie w rozwiązaniu kłopotliwej sytuacji.

Dlatego istotne jest stworzenie takich warunków, które będą zachęcały pracowników do zgłaszania problemów natury organizacyjnej, czy nawet swoich własnych błędów. Dzięki temu kultura pracy będzie sprzyjała naprawie wadliwego stanu rzeczy, a nie jego nawarstwianiu – co byłoby zjawiskiem niezwykle szkodliwym. W końcu kumulacja problemów może spowodować ich nagłą eskalację.

3. Nie oceniaj, a badaj przyczyny

Niemożliwe jest stworzenie systemu zarządzania, który zapewni perfekcyjne wykonywanie zadań przez pracowników i pozwoli na uniknięcie błędów. Oczywiście część omyłek będzie wynikała z ludzkiej niedoskonałości, a ich całkowite wykluczenie jest niemożliwe. Należy mieć to na uwadze i okazać wyrozumiałość pracownikom, którym przydarzy się pomyłka.

Pewne błędy i problemy mogą jednak mieć głębszą przyczynę. Może okazać się, że dany pracownik wykonuje dane zadanie w warunkach uniemożliwiających jego poprawne zakończenie lub działa pod zbyt silną presją. W zależności od branży, takich powodów może być wiele. Właściwym sposobem rozwiązania takiego kłopotu będzie wykrycie tych przyczyn i próba ich zniwelowania.

4. Nie dopuszczaj narzekań, dopuszczaj fakty

Ludzie, jako istoty emocjonalne, pewne sytuacje mogą znacznie wyolbrzymiać – a zatem ich reakcja także może mieć charakter czysto emocjonalny. Staraj się nie dopuszczać ze strony podopiecznych tego typu głosów i próbuj ich nakierować na przedstawianie Ci faktów, a nie ich subiektywnych, emocjonalnych odczuć. W ten sposób zdecydowanie łatwiej będzie Ci wyodrębnić istotne fakty od szumu informacyjnego.

Co więcej, zgoda na narzekanie będzie potęgowała negatywne uczucia u pracownika, co ostatecznie także może pogłębić szkodliwą sytuację. Staraj się obligować podwładnych do wyciszania emocji i interpretowania zdarzeń na podstawie obiektywnych przesłanek. Uświadomi im to, że epatowanie złością nie przynosi żadnych wymiernych korzyści.

5. Prewencyjne rozwiązywanie problemów

Najlepszym sposobem niwelowania problemów nie jest ich rozwiązywanie, a zapobieganie im. Oczywiście nie jest możliwe, by całkowicie wykluczyć istnienie i występowanie jakichkolwiek błędów czy konfliktów, jednakże zdecydowanie lepszą praktyką jest myślenie o nich w sposób prewencyjny, by nieprawidłowości nie miały szansy zaistnieć.

W tym celu na bieżąco monitoruj relacje między pracownikami, jak efektywność oraz jakość wykonywanych przez nich zadań. Nie bój się wprowadzać ewentualnych korekt w ich systemie pracy, czy też dokonywać wymiany w składzie zespołów – jeżeli dojdziesz do wniosku, że w danej grupie pracownicy nie są w stanie ze sobą współpracować. Pozwoli Ci to na uniknięcie niepożądanych zjawisk.

Motywuj zespół do rozwiązywania problemów

Zawsze warto nagradzać swój zespół za dobrą pracę i motywować go do podejmowania działań zmierzających do rozwiązywania wszelkich problemów. Oczywiście powinny być to odpowiednie, przynoszące wymierne korzyści nagrody. Sodexo oferuje szereg produktów, które umożliwią Ci motywowanie zespołu, takie jak np. karta premiowa, czy też kupony premiowe.

Karty i kupony mogą mieć różne przeznaczenie, a ich wybór możesz uzależnić np. od predyspozycji grupy. Dla przykładu, karta Flexi Pass umożliwi Twojemu zespołowi korzystanie z zajęć sportowych, a karta Lunch Pass będzie świetnym sposobem na integrowanie pracowników przy wspólnych posiłkach. Warto o to zadbać: zmotywowany zespół zawsze jest bardziej lojalny i efektywny.

Przede wszystkim – zaangażuj się w rozwiązywanie problemów

Najważniejsze w tym wszystkim, abyś brał aktywny udział w rozwiązywaniu powstających problemów, ale też w naturalny sposób dopuszczał ich występowanie. Stworzenie warunków sprzyjających informowaniu o istniejących okolicznościach z pewnością zwiększy jakość pracy całego zespołu. Niemniej nie zapominaj o stosowaniu niezbędnych, korygujących środków prewencyjnych.

Artykuł partnera