RSS

Pianka do mycia twarzy

Pianka do mycia twarzy to kosmetyk, którego głównym zadaniem jest oczyszczenie skóry twarzy z zanieczyszczeń,…

Zarabianie na promocjach bankowych jest teraz proste jak…

Banki organizują wiele atrakcyjnych promocji, aby zachęcić klientów do wybrania ich oferty. Zobacz, jak działają…

Jak szybko wyrzeźbić brzuch za pomocą prostych ćwiczeń?

Pięknie wyrzeźbione, silne mięśnie brzucha to jeden z atrybutów zdrowej i wysportowanej sylwetki. Nic zatem…

Fuzje i przejęcia to nie jest to samo!…

Rynek jest coraz bardziej wymagający, co zmusza przedsiębiorców do szukania kolejnych rozwiązań. W praktyce wiąże…

«
»

Jak prawidłowo napisać oficjalnego maila?

Pisanie e-maili to przydatna umiejętność, szczególnie w obecnych czasach. Jednak nie jest to takie proste, jak mogłoby się wydawać. Szczególnie jeśli chodzi o napisanie oficjalnego e-maila. Wiele osób zastanawia się jak się pisze e maila? O czym warto pamiętać? Jak napisać maila oficjalnego, aby nie popełnić niechcianego faux pas? Dziś właśnie o tym!

1. Email oficjalny – TEMAT

Absolutnie nie powinieneś pomijać tego kroku. Temat e-maila jest bardzo ważny. Ułatwi Twojemu odbiorcy odnalezienie wiadomości. Wiele osób nie otwiera niezatytułowanych wiadomości, więc jeśli nie chcesz zostać zignorowanym to pamiętaj o temacie. Postaraj się w nim 3/4 słowami napisać cel Twojej wiadomości. To w zupełności wystarczy.

Podsumowanie miesiąca stycznia.
Podsumowanie bardzo korzystnego, pierwszego miesiąca roku – stycznia.

2. Mail oficjalny – PRZYWITANIE

Kolejnym krokiem będzie przywitanie naszego odbiorcy. Sprawia nam to najwięcej trudności, a trudnym wcale nie jest. Trzeba tylko pamiętać o kilku prostych zasadach. Kategorycznie odradzam Ci rozpoczynanie oficjalnego e-maila słowami: „Witam”. Zwrot ten wskazuje na wyższość nadawcy, jest bezosobowy oraz mało kulturalny. Wita gospodarz swoich gości, a nie nadawca odbiorcę w e-mailu.

Zamiast tego użyj słów.: „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” „Szanowny Panie Profesorze”, „Pani Profesor”. Jeśli piszesz do osoby, której nie znasz osobiście, nie wskazane jest zwracanie się do niej po imieniu : „Panie Marcinie”, „Pani Małgorzato”.  Gdy nie wiesz kim jest odbiorca (czy kobietą czy mężczyzną), najbezpieczniejszą formą są słowa „Dzień dobry”. Możesz je stosować bez względu na godzinę i nie będzie to uznane za brak kultury z Twojej strony. Po zwrocie powitalnym postaw przecinek. Wówczas treść merytoryczną zacznij z małej litery.:

Szanowny Panie Dyrektorze,

piszę do Pana w związku z zebraniem rodziców.

Szanowny Panie Dyrektorze,

Piszę do Pana w związku z zebraniem rodziców.

Więcej przydatnych wskazówek w kontaktach biznesowych znajdziesz na http://www.biznes-finanse.pl.

3. Jak się pisze e mail? – TREŚĆ

Pisząc treść merytoryczną pamiętaj o zapisywaniu zwrotów „Pani”, „Pana” wielką literą. Pokazujesz swój szacunek do odbiorcy. Jeśli wiadomość rozpocząłeś formułą „Szanowna Pani / Szanowny Panie”, to w treści e-maila musisz utrzymywać tę formę.

W związku z tym napiszesz.: Zwracam się do Pana…, zamiast Zwracam się do Ciebie… Gdy dodajesz załącznik, powinieneś zwrócić na niego uwagę słowami.: „W załączniku dołączam plik”, „Do maila dołączam plik w formie załącznika”. Jest to najlepszy sposób na upewnienie się, że odbiorca nie ominie ważnych dokumentów. Oficjalny e-mail musi być konkretny. Unikaj ogólnikowych zwrotów oraz bardzo długich zdań. Nie pisz treści wielkimi literami. Jeśli chcesz wyróżnić ważną informację skorzystaj z opcji pogrubienie lub podkreślenie. Będzie to wyglądało bardziej elegancko. Unikaj skrótów. Pod żadnym pozorem nie używaj emotikon. Sprawdź czy nie popełniłeś jakichś błędów językowych i czy nie zapomniałeś o przecinkach. Świadczy to bowiem o Tobie oraz Twoim podejściu do odbiorcy.

Dokładne wytyczne dotyczące tego, jaki powinien być e mail i jak napisać e maila, znajdziesz w artykule na http://www.trinet.com.pl/napisac-oficjalnego-e-maila/.

4. Jak napisać e maila i jego ZAKOŃCZENIE?

Kobieta tworząca mail oficjalny

Źródło zdjęcia http://www.biznesinformator.pl

Zakończenie jest równie ważne jak początek. Oficjalny e-mail to nie miejsce na używanie zwrotów.: „Całuje”, „Ściskam”. „Pozdrawiam” też nie jest wskazane. Jeśli zacząłeś wiadomość słowami „Szanowny” to skończ ją tak samo oficjalnie formułą „Z wyrazami szacunku”, „Łączę wyrazy szacunku”, „Z poważaniem”. W przeciwieństwie do powitania, po słowach pożegnania, nie daje się przecinka, a po prostu podpis.

Z wyrazami szacunku 

Jan Kowalski 

Z wyrazami szacunku,

Jan Kowalski

5. PRZYKŁAD POPRAWNIE NAPISANEGO OFICJALNEGO E-MAILA

Szanowny Panie Profesorze,

piszę do Pana w nawiązaniu do Naszej ostatniej rozmowy. Uważam że moja praca zasługuje na wyższą ocenę. Poświęciłam na jej przygotowanie bardzo dużo czasu. Informacje, które w niej zawarłam pochodzą z rzetelnych i sprawdzonych źródeł. Opisałam dokładnie proces, nie pomijając najmniejszych szczegółów, jednocześnie zachowując zwięzłą i przystępną formę. Proszę o odpowiedź od Pana.

Z wyrazami szacunku

Zofia Kowalska

Kilka dodatkowych rad, jak się pisze e maila

Pamiętaj:

  1. Jeśli wymieniasz z daną osobą kilka wiadomości jednego dnia, to możesz zrezygnować z powitania.
  2. Adres mailowy odbiorcy wpisz dopiero przed wysłaniem wiadomości. W ten sposób unikniesz przypadkowego wysłania niedokończonego e-maila.
  3. Dobierz odpowiednią czcionkę. Najlepiej sprawdzi się „Times New Roman” w rozmiarze 12.
  4. Jeśli ktoś prosił Cię tylko o przesłanie załącznika, to kulturalne będzie napisanie krótkiej wiadomości, w której poinformujesz o przesyłanym pliku.
  5. Gdy przez długi czas nie otrzymujesz odpowiedzi, upewnij się, że poprawnie wpisałeś adres odbiorcy.
  6. Staraj się odpowiadać na wiadomości w przeciągu 48h.

Praktyka czyni mistrza. Im więcej oficjalnych e-maili napiszesz, to z tym większą łatwością będzie Ci to przychodzić. Mam nadzieję, że ten poradnik był przydatny i chociaż w teorii już wiesz  jak się pisze e maila. Zachęcam do skorzystania z moich rad.

Źródło: http://www.techbiznes.pl

Artykuł partnera

Polecane

Popularne

Serwisy

Mistrzu