1. Email oficjalny – TEMAT

Absolutnie nie powinieneś pomijać tego kroku. Temat e-maila jest bardzo ważny. Ułatwi Twojemu odbiorcy odnalezienie wiadomości. Wiele osób nie otwiera niezatytułowanych wiadomości, więc jeśli nie chcesz zostać zignorowanym to pamiętaj o temacie. Postaraj się w nim 3/4 słowami napisać cel Twojej wiadomości. To w zupełności wystarczy.

Podsumowanie miesiąca stycznia.
Podsumowanie bardzo korzystnego, pierwszego miesiąca roku – stycznia.

2. Mail oficjalny – PRZYWITANIE

Kolejnym krokiem będzie przywitanie naszego odbiorcy. Sprawia nam to najwięcej trudności, a trudnym wcale nie jest. Trzeba tylko pamiętać o kilku prostych zasadach. Kategorycznie odradzam Ci rozpoczynanie oficjalnego e-maila słowami: „Witam”. Zwrot ten wskazuje na wyższość nadawcy, jest bezosobowy oraz mało kulturalny. Wita gospodarz swoich gości, a nie nadawca odbiorcę w e-mailu.

Zamiast tego użyj słów.: „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” „Szanowny Panie Profesorze”, „Pani Profesor”. Jeśli piszesz do osoby, której nie znasz osobiście, nie wskazane jest zwracanie się do niej po imieniu : „Panie Marcinie”, „Pani Małgorzato”.  Gdy nie wiesz kim jest odbiorca (czy kobietą czy mężczyzną), najbezpieczniejszą formą są słowa „Dzień dobry”. Możesz je stosować bez względu na godzinę i nie będzie to uznane za brak kultury z Twojej strony. Po zwrocie powitalnym postaw przecinek. Wówczas treść merytoryczną zacznij z małej litery.:

Szanowny Panie Dyrektorze,

piszę do Pana w związku z zebraniem rodziców.

Szanowny Panie Dyrektorze,

Piszę do Pana w związku z zebraniem rodziców.

Więcej przydatnych wskazówek w kontaktach biznesowych znajdziesz na http://www.biznes-finanse.pl.

3. Jak się pisze e mail? – TREŚĆ

Pisząc treść merytoryczną pamiętaj o zapisywaniu zwrotów „Pani”, „Pana” wielką literą. Pokazujesz swój szacunek do odbiorcy. Jeśli wiadomość rozpocząłeś formułą „Szanowna Pani / Szanowny Panie”, to w treści e-maila musisz utrzymywać tę formę.

W związku z tym napiszesz.: Zwracam się do Pana…, zamiast Zwracam się do Ciebie… Gdy dodajesz załącznik, powinieneś zwrócić na niego uwagę słowami.: „W załączniku dołączam plik”, „Do maila dołączam plik w formie załącznika”. Jest to najlepszy sposób na upewnienie się, że odbiorca nie ominie ważnych dokumentów. Oficjalny e-mail musi być konkretny. Unikaj ogólnikowych zwrotów oraz bardzo długich zdań. Nie pisz treści wielkimi literami. Jeśli chcesz wyróżnić ważną informację skorzystaj z opcji pogrubienie lub podkreślenie. Będzie to wyglądało bardziej elegancko. Unikaj skrótów. Pod żadnym pozorem nie używaj emotikon. Sprawdź czy nie popełniłeś jakichś błędów językowych i czy nie zapomniałeś o przecinkach. Świadczy to bowiem o Tobie oraz Twoim podejściu do odbiorcy.

Dokładne wytyczne dotyczące tego, jaki powinien być e mail i jak napisać e maila, znajdziesz w artykule na http://www.trinet.com.pl/napisac-oficjalnego-e-maila/.

4. Jak napisać e maila i jego ZAKOŃCZENIE?

Źródło zdjęcia http://www.biznesinformator.pl

Zakończenie jest równie ważne jak początek. Oficjalny e-mail to nie miejsce na używanie zwrotów.: „Całuje”, „Ściskam”. „Pozdrawiam” też nie jest wskazane. Jeśli zacząłeś wiadomość słowami „Szanowny” to skończ ją tak samo oficjalnie formułą „Z wyrazami szacunku”, „Łączę wyrazy szacunku”, „Z poważaniem”. W przeciwieństwie do powitania, po słowach pożegnania, nie daje się przecinka, a po prostu podpis.

Z wyrazami szacunku 

Jan Kowalski 

Z wyrazami szacunku,

Jan Kowalski

5. PRZYKŁAD POPRAWNIE NAPISANEGO OFICJALNEGO E-MAILA

Szanowny Panie Profesorze,

piszę do Pana w nawiązaniu do Naszej ostatniej rozmowy. Uważam że moja praca zasługuje na wyższą ocenę. Poświęciłam na jej przygotowanie bardzo dużo czasu. Informacje, które w niej zawarłam pochodzą z rzetelnych i sprawdzonych źródeł. Opisałam dokładnie proces, nie pomijając najmniejszych szczegółów, jednocześnie zachowując zwięzłą i przystępną formę. Proszę o odpowiedź od Pana.

Z wyrazami szacunku

Zofia Kowalska

Kilka dodatkowych rad, jak się pisze e maila

Pamiętaj:

1. Jeśli wymieniasz z daną osobą kilka wiadomości jednego dnia, to możesz zrezygnować z powitania.
2. Adres mailowy odbiorcy wpisz dopiero przed wysłaniem wiadomości. W ten sposób unikniesz przypadkowego wysłania niedokończonego e-maila.
3. Dobierz odpowiednią czcionkę. Najlepiej sprawdzi się „Times New Roman” w rozmiarze 12.
4. Jeśli ktoś prosił Cię tylko o przesłanie załącznika, to kulturalne będzie napisanie krótkiej wiadomości, w której poinformujesz o przesyłanym pliku.
5. Gdy przez długi czas nie otrzymujesz odpowiedzi, upewnij się, że poprawnie wpisałeś adres odbiorcy.
6. Staraj się odpowiadać na wiadomości w przeciągu 48h.

Praktyka czyni mistrza. Im więcej oficjalnych e-maili napiszesz, to z tym większą łatwością będzie Ci to przychodzić. Mam nadzieję, że ten poradnik był przydatny i chociaż w teorii już wiesz  jak się pisze e maila. Zachęcam do skorzystania z moich rad.

Źródło: http://www.techbiznes.pl

Artykuł partnera