Transformacja procesu fakturowania w Polsce nabiera tempa, a kluczową rolę w tej zmianie odgrywa Krajowy System e-Faktur (KSeF). Wprowadzenie KSeF rewolucjonizuje sposób wystawiania i przekazywania kontrahentom faktur w Polsce, wprowadzając między innymi jednolity standard faktury ustrukturyzowanej. Podstawowe elementy tej faktury są ściśle określone przez przepisy prawa. Jednak system KSeF umożliwia również dodawanie informacji fakultatywnych, które mogą być niezbędne z uwagi na specyfikę danej transakcji lub jej strony. Wśród tych dodatkowych danych szczególne miejsce zajmują informacje o tak zwanych podmiotach trzecich, czyli podmiotach innych niż Sprzedawca i Nabywca. Właśnie dlatego warto wybrać odpowiedni program do fakturowania, który umożliwia dodawanie wszystkich rodzajów tych podmiotów podczas wystawiania faktur.

Kogo można wskazać jako podmiot trzeci?

Zgodnie z najnowszą strukturą FA(3), w fakturze można wskazać 11 różnych ról podmiotów trzecich:

• 1 – Faktor – podmiot przejmujący wierzytelność wynikającą z faktury w ramach umowy faktoringowej.
• 2 – Odbiorca towaru/usługi – podmiot, który faktycznie odbiera towary lub korzysta z usług, np. jednostka wewnętrzna lub oddział, wyodrębniony w ramach Nabywcy.
• 3 – Podmiot pierwotny – podmiot będący w stosunku do Sprzedawcy podmiotem przejętym lub przekształconym, który świadczył usługę lub dokonywał dostawy.
• 4 – Dodatkowy nabywca – drugi podmiot, który obok głównego nabywcy figuruje na fakturze jako współkupujący. W tym przypadku wymagane jest podanie jego udziału procentowego
• 5 – Wystawca faktury – podmiot wystawiający fakturę w imieniu sprzedawcy, np. biuro rachunkowe lub agent.
• 6 – Dokonujący płatności – podmiot dokonujący płatności za fakturę, który może być różny od nabywcy (np. w przypadku finansowania przez podmiot trzeci).
• 7 / 8 – JST – wystawca lub odbiorca – dodatkowa informacja identyfikująca konkretną jednostkę organizacyjną JST, której dotyczy faktura. Ma to znaczenie z uwagi na obowiązkową centralizację jednostek samorządu terytorialnego w podatku VAT.
• 9 / 10 – Członek grupy VAT – wystawca lub odbiorca – przedsiębiorstwo należące do grupy VAT, które może wystawiać lub otrzymywać faktury w imieniu grupy.
• 11 – Pracownik – osoba współpracująca z Nabywcą, która daną fakturę będzie uwzględniała w rozliczeniu zaliczki, rozliczeniu kosztów wyjazdu służbowego lub innym podobnym.

Co więcej, przedsiębiorcy mogą zdefiniować również własne, niestandardowe role podmiotów trzecich, jeśli te dostępne w schemacie FA(3) nie oddają w pełni ich potrzeb. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne opisanie kontekstu transakcji — co przekłada się na szybszą analizę danych i sprawniejsze raportowanie. Co więcej, podmioty trzecie również będą miały możliwość pobierania dotyczących ich faktur z KSeF.

Nowa rola – Pracownik

Najwięcej uwagi skupia najnowsza rola – Pracownik. Umożliwia ona oznaczenie osoby fizycznej, która nabywa towary lub usługi w imieniu pracodawcy – np. organizując wyjazd służbowy, kupując materiały lub opłacając koszty delegacji. Dzięki temu możliwe jest dokładne przypisanie wydatku do konkretnej osoby, co znacznie ułatwia wewnętrzne rozliczenia.

W praktyce oznacza to, że firmy mają teraz narzędzie, które pozwala im kontrolować przepływ dokumentów nie tylko na poziomie kontrahentów, ale też poszczególnych pracowników. Dobry program do zarządzania finansami powinien oferować taką możliwość w sposób intuicyjny – tak, by użytkownik mógł łatwo zidentyfikować wszystkie osoby i jednostki zaangażowane w dany wydatek.

Korzyści dla organizacji

Wskazywanie podmiotów trzecich na fakturach w KSeF nie jest obowiązkowe, ale jego stosowanie niesie ze sobą szereg korzyści. Przede wszystkim pozwala na bardziej szczegółowe podejście do informacji o transakcjach — a to kluczowe w przypadku firm operujących na dużą skalę. Możliwość wskazania konkretnego oddziału czy pracownika realizującego zakup pozwala na łatwiejsze zarządzanie dokumentacją i efektywniejszą kontrolę wewnętrzną.

Ponadto, jeśli odbiorca towaru nie jest tym samym podmiotem co nabywca, wskazanie go na fakturze pozwala jasno określić, kto ma odebrać towar lub usługę. Ma to duże znaczenie zwłaszcza w transakcjach międzynarodowych. Podobnie przy faktoringu – wskazanie faktora jako odbiorcy płatności upraszcza i przyspiesza rozliczenia. W przypadku JST i grup VAT precyzyjne dane pomagają uniknąć zbędnego krążenia dokumentów pomiędzy powiązanymi podmiotami oraz prawidłowo rozliczyć podatki.

Podsumowując podmioty trzecie w KSeF to nie tylko formalność — to funkcjonalność, która znacząco ułatwia życie firmom. Z tego względu warto już dziś przygotować swoją firmę na pełne wykorzystanie potencjału KSeF — nie tylko po to, by spełnić obowiązek prawny, ale by rzeczywiście zyskać przewagę operacyjną. Wraz z obowiązkowym wdrożeniem systemu Krajowego Systemu e-Faktur, warto zadbać o to, by narzędzia wykorzystywane w firmie były gotowe na nowe standardy. Program do faktur CONTsup oferuje rozwiązania, które pozwalają nie tylko wystawiać dokumenty zgodne z KSeF, ale też kompleksowo zarządzać finansami firmy — od wystawiania faktur, aż po analizę kosztów, przychodów i monitorowanie rozrachunków z kontrahentami.

Materiał zewnętrzny